Antragsformular und Richtlinien für Betroffene gemäß KVKK

Verantwortlicher: Doç. Dr. Berkay Akmaz

Bezeichnung der Praxis: Doç. Dr. Berkay Akmaz Muayenehanesi (Praxis für Augenheilkunde)

Website: https://drberkayakmaz.com

Veröffentlichungs- und Aktualisierungsdatum: 22.08.2026

ABSCHNITT 1. KVKK-ANTRAGSFORMULAR FÜR BETROFFENE PERSONEN

1. Zweck des Antrags

Dieses Formular dient dazu, dass betroffene Personen ihre Rechte gemäß Artikel 11 des türkischen Datenschutzgesetzes Nr. 6698 („KVKK") gegenüber dem Verantwortlichen Doç. Dr. Berkay Akmaz geltend machen können.

Die Nutzung dieses Formulars ist freiwillig. Anträge, die die im KVKK sowie in der Verordnung über die Verfahren und Grundsätze für Anträge an den Verantwortlichen vorgesehenen Pflichtangaben enthalten, können auch über die unten beschriebenen Wege eingereicht werden.

2. Verantwortlicher und Antragskanäle

Verantwortlicher: Doç. Dr. Berkay Akmaz

Bezeichnung der Praxis: Doç. Dr. Berkay Akmaz Muayenehanesi

Postadresse für schriftliche Anträge: Kültür Mahallesi, Talatpaşa Bulvarı No:4/A, Alsancak, Konak/İzmir, Türkei

E-Mail: [email protected]

Telefon für Auskünfte: +90 547 917 11 37

Anträge können über eine der folgenden Methoden eingereicht werden:

• Persönliche Übergabe des unterzeichneten Antrags an die obige Adresse oder Versand per Post bzw. Notar.

• Übermittlung des mit einer sicheren elektronischen Signatur oder einer mobilen Signatur erstellten Antrags an die obige E-Mail-Adresse.

• Antragstellung über die obige E-Mail-Adresse unter Verwendung einer E-Mail-Adresse, die der Praxis zuvor mitgeteilt wurde und in den Unterlagen der Praxis eingetragen ist.

• Antragstellung über ein auf der Website bereitgestelltes System für Betroffenenanträge, das eine Identitätsprüfung und eine sichere Datenübertragung gewährleistet (sofern vorhanden).

Es wird empfohlen, auf dem Briefumschlag oder im Betreff der E-Mail den Hinweis „KVKK İlgili Kişi Başvurusu" (KVKK-Antrag der betroffenen Person) anzugeben, um die Bearbeitung zu beschleunigen. Die Telefonnummer dient ausschließlich der Information; ein Telefonat ersetzt keinen schriftlichen Antrag.

3. Identitäts- und Kontaktdaten des Antragstellers

Der Antrag muss Vor- und Nachnamen, entsprechende Identitätsangaben je nach Staatsangehörigkeit, eine zustellfähige Adresse sowie den Gegenstand des Begehrens enthalten. Schriftliche Anträge sind zudem handschriftlich zu unterzeichnen. Bei Vertretung Dritter kann ein Nachweis der Vertretungsbefugnis verlangt werden. Ausweiskopien, medizinische Berichte oder sonstige Dokumente, die für die Prüfung des Antrags nicht erforderlich sind, sollten nicht übermittelt werden. Ist eine Dokumentenvorlage zwingend erforderlich, können nicht relevante Informationen entsprechend geschwärzt werden.

4. Geltend gemachte Rechte

Folgende Begehren können ausgewählt werden:

• Ich möchte erfahren, ob meine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

• Falls meine personenbezogenen Daten verarbeitet wurden, fordere ich Auskunft darüber an.

• Ich möchte den Zweck der Verarbeitung erfahren und prüfen, ob die Daten zweckgemäß verwendet werden.

• Ich möchte erfahren, an welche Dritten im In- oder Ausland meine personenbezogenen Daten übermittelt wurden.

• Ich verlange die Berichtigung unvollständiger oder unrichtig verarbeiteter personenbezogener Daten.

• Ich verlange die Löschung oder Vernichtung meiner personenbezogenen Daten, sofern die Voraussetzungen gemäß Artikel 7 KVKK vorliegen.

• Ich fordere, dass die Dritten, an die meine Daten übermittelt wurden, über die Berichtigung, Löschung oder Vernichtung benachrichtigt werden.

• Ich lege Widerspruch gegen ein Ergebnis ein, das ausschließlich durch die automatisierte Analyse meiner Daten zu meinen Ungunsten entstanden ist.

• Ich fordere Schadensersatz für Schäden, die mir durch die unrechtmäßige Verarbeitung meiner Daten entstanden sind.

Gegenstand und Erläuterung des Antrags:

[Beschreiben Sie Ihr Begehren klar und deutlich unter Angabe der betreffenden Daten/Unterlagen und ggf. des Zeitraums. Bitte teilen Sie keine medizinischen Details mit, die für die Bearbeitung des Antrags nicht erforderlich sind.]

Anlagen (falls vorhanden):

[Geben Sie nur Dokumente an, die für die Prüfung des Antrags oder den Nachweis der Vertretungsbefugnis unbedingt erforderlich sind.]

5. Erklärung des Antragstellers

Ich wurde darüber informiert, dass die in diesem Antrag gemachten Angaben zum Zweck der Identitätsprüfung, der Evaluierung meines Antrags, der Bearbeitung meines Begehrens und der Beantwortung verarbeitet werden.

6. Datenschutzhinweise zu den Antragsdaten

Die über dieses Formular verarbeiteten Identitäts-, Kontakt-, Vertretungs- und Antragsdaten werden verarbeitet, um die Betroffenenidentität zu überprüfen, den Antrag zu prüfen, fristgerecht zu beantworten, rechtliche Pflichten zu erfüllen und den Antragsprozess im Bedarfsfall nachzuweisen.

Die Antragsdaten werden je nach Verarbeitung auf Grundlage von Art. 5 Abs. 2 lit. c KVKK (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) und Art. 5 Abs. 2 lit. e KVKK (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) verarbeitet. Sofern die Auswertung von Gesundheitsdaten zur Bearbeitung zwingend erforderlich ist, werden nur die absolut notwendigen Daten gemäß Art. 6 Abs. 3 lit. d KVKK unter Wahrung der Schweigepflicht verarbeitet.

Antragsinformationen können im erforderlichen Umfang an autorisierte Mitarbeiter, Rechtsberater, zuständige Behörden/Gerichte sowie an Dienstleister übermittelt werden, die die sichere Übermittlung des Antrags gewährleisten. Dieses Formular stellt keine Einwilligungserklärung dar. Die Antragstellung beinhaltet keine Einwilligung für Werbung, Marketing, nicht notwendige Cookies oder sonstige Datenverarbeitungen.

Bei Nutzung des elektronischen Antragsmechanismus auf der Website werden Personenkennnummer, Gesundheitsdaten und Antragsanhänge nicht an Werbe-, Analyse- oder Retargeting-Tools übertragen. Antragsfelder sind durch sichere Verbindungen, Zugriffsbeschränkungen und angemessene technische Maßnahmen geschützt.

7. Bewertung und Bearbeitung des Antrags

Anträge werden je nach Art des Begehrens schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen ab Zugang beim Verantwortlichen abgeschlossen. Die Bearbeitung ist grundsätzlich kostenlos. Entsteht ein zusätzlicher Aufwand, kann eine Gebühr nach den Vorgaben der türkischen Datenschutzbehörde (KVKK-Board) erhoben werden.

Zur sicheren Bearbeitung können im angemessenen Rahmen zusätzliche Nachweise zur Identitätsprüfung oder Klarstellungen gefordert werden. Im Falle einer Ablehnung werden der betroffenen Person die Gründe mitgeteilt.

Wird der Antrag abgelehnt, die Antwort als unzureichend erachtet oder nicht fristgerecht geantwortet, kann die betroffene Person innerhalb von 30 Tagen ab Kenntnisnahme der Antwort, in jedem Fall jedoch innerhalb von 60 Tagen ab Antragsdatum, Beschwerde bei der türkischen Datenschutzbehörde einlegen.

ABSCHNITT 2. RICHTLINIE ZUR AUFBEWAHRUNG UND LÖSCHUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

1. Zweck, Anwendungsbereich und Rechtsgrundlage

Diese Richtlinie regelt die rechtmäßige Aufbewahrung der von der Praxis Doç. Dr. Berkay Akmaz verarbeiteten personenbezogenen Daten für den erforderlichen Zeitraum sowie deren Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung, sobald die Aufbewahrungsgründe entfallen.

Die Richtlinie umfasst Daten von Patienten, potenziellen Patienten, Angehörigen, Begleitpersonen, gesetzlichen Vertretern, Besuchern, Website-Nutzern, Antragstellern, Mitarbeitern und Kontaktpersonen von Dienstleistern.

Die Richtlinie basiert auf dem KVKK, der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung von personenbezogenen Daten, der Verordnung über persönliche Gesundheitsdaten sowie den relevanten Gesundheits-, Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsgesetzen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben stets Vorrang.

2. Definitionen

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Daten im Sinne von Art. 6 KVKK, die einem besonderen Schutz unterliegen (einschließlich Gesundheitsdaten).

• Speichermedium: Jegliche physische oder elektronische Umgebung, in der personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert oder gesichert werden.

• Löschung: Unzugänglich- und Unnutzbarmachen von Daten für die jeweiligen Nutzer.

• Vernichtung: Unwiderrufliches Unzugänglich- und Unnutzbarmachen von Daten für jedermann.

• Anonymisierung: Veränderung von Daten derart, dass sie selbst durch Verknüpfung mit anderen Informationen keiner identifizierten oder identifizierbaren Person mehr zugeordnet werden können. Pseudonymisierung oder Maskierung allein gilt nicht als Anonymisierung.

• Periodische Löschung: Die in festgelegten, wiederkehrenden Abständen durchgeführte Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung von Daten, deren Speichervoraussetzungen entfallen sind.

3. Verantwortlicher und Speichermedien

Verantwortlicher im Sinne dieser Richtlinie ist Doç. Dr. Berkay Akmaz. Die Kontakt- und Antragsdaten finden sich in Abschnitt 1 dieser Seite.

Personenbezogene Daten können sich je nach Verarbeitung in folgenden Medien befinden:

• Gedruckte Patientenakten, Untersuchungsunterlagen, Einwilligungen, Quittungen, Schriftverkehr und verschlossene Archive.

• Praxiscomputer, autorisierte Mobilgeräte, Patienten- und Terminsoftware sowie elektronische Karteisysteme.

• Website-Hosting-Infrastruktur, Kontakt- und Antragsformulare, technische Sicherheitslogs und Cookie-Managementsysteme.

• E-Mail, Telefon, SMS und ggf. Messaging-Dienste.

• Kameraüberwachungssysteme in Gemeinschaftsbereichen.

• Lokale oder Cloud-Backups sowie autorisierte öffentliche/gesundheitliche Informationssysteme (nur bei Notwendigkeit).

Wird eine Dienstinfrastruktur mit Auslandsbezug genutzt, werden die Übermittlungsvoraussetzungen nach Art. 9 KVKK gesondert geprüft. Die Aufzählung eines Speichermediums bedeutet nicht, dass dieses für alle Datenkategorien verwendet wird.

4. Rechtliche und operationale Pflichten zur Aufbewahrung

Personenbezogene Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke sowie für die erforderliche Dauer gespeichert. Gründe sind:

• Durchführung von Termin-, Untersuchungs-, Sehkraftanalysen-, Diagnose-, Behandlungs- und Nachsorgeprozessen.

• Erfüllung von Dokumentations-, Einwilligungs-, Berichts-, Rezept- und Meldepflichten im Gesundheitswesen.

• Erfüllung steuerlicher, buchhalterischer, arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten.

• Bearbeitung von Betroffenenanträgen, Beschwerden und behördlichen Anfragen.

• Sicherstellung der Sicherheit von Praxis, Besuchern und IT-Systemen.

• Beilegung von Rechtsstreitigkeiten sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

• Verwaltung von Einwilligungen und Widerrufen bei einwilligungsbasierter Verarbeitung.

Gesundheitsdaten werden gemäß Art. 6 Abs. 3 lit. f KVKK von Personen verarbeitet, die der Schweigepflicht unterliegen, um medizinische Diagnosen, Behandlungen und Pflegeleistungen zu erbringen.

5. Gründe für die Löschung/Vernichtung

Personenbezogene Daten werden in folgenden Fällen gelöscht, vernichtet oder anonymisiert (unbeschadet gesetzlicher Aufbewahrungspflichten):

• Wegfall der maßgeblichen Rechtsvorschrift.

• Erreichung oder Wegfall des Verarbeitungszwecks.

• Ablauf der gesetzlichen oder in dieser Richtlinie festgelegten maximalen Aufbewahrungsfrist.

• Widerruf der Einwilligung (bei ausschließlicher Stützung darauf) ohne anderweitige Rechtsgrundlage.

• Stattgabe eines Löschantrags der betroffenen Person.

• Bindende Anordnung der Datenschutzbehörde, eines Gerichts oder einer zuständigen Stelle.

Löschanträge bezüglich medizinischer Akten werden unter Berücksichtigung von Dokumentationspflichten im Gesundheitswesen, Patientensicherheit und gesetzlichen Fristen geprüft. Besteht der Aufbewahrungsgrund fort, wird die Akte nicht sofort gelöscht; die betroffene Person wird begründet informiert.

6. Aufbewahrungs- und Löschfristen

Die folgenden Fristen stellen die Grundregeln für die jeweiligen Datensätze dar. Gesetzlich vorgeschriebene Fristen gehen stets vor. Die operativen Fristen von 30 Tagen, 6 Monaten oder 1 Jahr sind praxiseigene Maximalfristen und gelten nicht zwingend für alle Gesundheitseinrichtungen.

Die Vernichtung kann bei Gerichtsverfahren, Prüfungen, Ermittlungen oder behördlichen Anordnungen vorübergehend ausgesetzt werden.

7. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

• Patientenakten und Papierdokumente werden in verschlossenen Räumen/Schränken aufbewahrt, zu denen nur Befugte Zugang haben.

• Zugriffsrechte auf elektronische Systeme sind rollenbasiert beschränkt. Verwendung von starken Passwörtern, 2FA und Zugriffsprotokollen.

• Website-Formulare laufen über verschlüsselte Verbindungen. Keine Weitergabe von Identitäts-/Gesundheitsdaten an Werbe- oder Analysetools.

• Betriebssysteme und Software werden aktuell gehalten; Sicherheitssoftware und Backup-Sicherungsmaßnahmen kommen zum Einsatz.

• Gesundheitsdaten sind nur für Ärzte und zur Verschwiegenheit verpflichtetes medizinisches Personal zugänglich.

• Keine Kameraüberwachung in Behandlungsräumen oder Sanitärbereichen. Kameras beschränken sich auf Gemeinschaftsbereiche (ohne Tonaufzeichnung).

• Mitarbeiter und Dienstleister werden bezüglich Datenschutz, Vertraulichkeit und Löschfristen geschult/verpflichtet.

• Zugriffe von IT-, Hosting- und Buchhaltungsdienstleistern sind vertraglich und weisungsgebunden geregelt.

• Bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen werden Zugriffe gesperrt, der Vorfall untersucht und Pflichtmeldungen veranlasst.

8. Methoden der Löschung, Vernichtung und Anonymisierung

• Elektronische Daten: Löschung von Datenbank-Einträgen, Entzug von Zugriffsrechten, sicheres Überschreiben oder kryptografische Vernichtung. Anforderung der Löschung beim Host/Dienstleister.

• Papierakten: Vernichtung mittels Aktenvernichter (DSGVO/KVKK-konform) oder über spezialisierte Entsorgungsfachbetriebe unter Vertraulichkeit. Keinesfalls Entsorgung im Restmüll.

• Physische Datenträger: Disks, USB-Sticks etc. werden durch sicheres Überschreiben oder physische Zerstörung unbrauchbar gemacht.

• Anonymisierung: Entfernen von Identifikatoren, Aggregation oder Datenreduktion, sodass Re-Identifizierung ausgeschlossen ist.

Sämtliche Löschvorgänge werden protokolliert (ohne medizinische Inhaltsdetails) und mindestens 3 Jahre aufbewahrt.

9. Aufgaben und Verantwortlichkeiten

10. Periodische Löschung und Betroffenenanträge

Periodische Löschungen finden jährlich im Januar und Juli statt (Abstand max. 6 Monate). Daten ohne Verarbeitungsgrund werden spätestens im darauffolgenden Löschlauf bereinigt. Anträge von Betroffenen werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet. Bei fortbestehender rechtlicher Verpflichtung kann der Antrag begründet abgelehnt werden.

11. Inkrafttreten, Überprüfung und Änderungen

Diese Richtlinie tritt am 22.08.2026 in Kraft. Sie wird bei Gesetzesänderungen oder neuen Verarbeitungsprozessen angepasst. Der aktuelle Text ist unter https://drberkayakmaz.com abrufbar.